Przeprowadzka firm – jak się zorganizować ?
Zmiana siedziby firmy to nie tylko zmiana lokalizacji i przenosiny z jednego biura do drugiego. Ze zmianą wiąże się wiele obowiązków, dlatego trzeba starannie rozplanować i przemyśleć takie wydarzenie. Po ustaleniu wstępnego terminu przeprowadzki należy przekazać o tym informacje wszystkim pracownikom. Niektórym może nie być na rękę taka zmiana, ponieważ wydłuży się czas dojazdu do pracy. Aby uniknąć negatywnych reakcji pracowników niezbędne jest zorganizowanie z dużym wyprzedzeniem specjalnego zebrania, by przekonać pracowników o konieczności zmiany siedziby i idących za tym korzyści. Dzięki takiemu zabiegowi będą mieli więcej czasu na oswojenie się z sytuacją, a zmiana nie będzie tak gwałtowna.
Przygotowanie sprzętu RTV do przeprowadzki
Części sprzętu, które są najbardziej wrażliwe na uszkodzenia, zabezpiecz filią bąbelkową.
Zabezpieczanie klimatyzatora do przeprowadzki
Po zabezpieczeniu elementów folią bąbelkową, owiń cały sprzęt dokładnie folią stretch.
Organizacja przeprowadzki to kolejny bardzo istotny etap. Do jej kontroli warto wyznaczyć osobę lub kilka osób, które będą za to odpowiedzialne. Takie osoby powinny rozplanować rozmieszczenie stanowisk pracy oraz urządzeń biurowych oraz zapoznać się z nową lokalizacją firmy. Warto przeprowadzić również przejrzeć wszystkie rzeczy w biurze i ustalić, które wymagają utylizacji. Jeżeli decydujemy się na zlecenie przeprowadzki na zewnątrz, to osoba odpowiedzialna za organizację powinna skontaktować się z firmą przeprowadzkową co najmniej 2 miesiące przed jej terminem i poprosić o wycenę usługi oraz oględziny.
Monitor zabezpieczony na czas przeprowadzki
Monitor komputera zabezpiecz folią bąbelkową. Przygotuj kawałek nieco większy, niż zabezpieczany sprzęt.
Zabezpieczenie monitora folią do przeprowadzki
Przykryty folią bąbelkową monitor oklej szczelnie folią stretch, która sklei całość zabezpieczenia.
Zarezerwuj termin przeprowadzki
Gdy termin przeprowadzki jest już zarezerwowany w firmie przeprowadzkowej, można przystąpić do wyznaczenia zadań dla poszczególnych pracowników. Jeśli nie zamówiliśmy kompleksowej przeprowadzki z pakowaniem, dobrze jest poprosić pracowników by każdy sam spakował swoje miejsce pracy. Należy wyznaczyć datę rozpoczęcia i zakończenia pakowania oraz wybrać osoby, które spakują sprzęt biurowy. Demontażem i zabezpieczeniem mebli najlepiej gdy zajmie się odpowiednio wykwalifikowana ekipa przeprowadzkowa. Bezwzględnie trzeba pamiętać także o tym, by mieć kontrolę nad ważnymi dokumentami firmowymi. Wszystkie ważne dokumenty muszą być spakowane oddzielnie i odpowiednio opisane. Niekiedy istnieje nawet konieczność przewożenia ich w specjalnych, zaplombowanych opakowaniach.
Po zaplanowaniu i wykonaniu poszczególnych zadań pozostaje jedynie powierzyć transport firmie przeprowadzkowej. Wszystko na pewno uda się perfekcyjnie.
Podsumowanie:
- Należy rozpocząć od ustalenia orientacyjnego terminu przeprowadzki
- Konieczne jest poinformowanie pracowników o zmianie siedziby
- Wyznaczenie osób odpowiedzialnych za organizację przeprowadzki
- Zapoznanie się z nową siedzibą, ustalenie rozmieszczenia stanowisk pracy
- Stworzenie listy rzeczy, które zostaną przewiezione
- Minimum na dwa miesiące prze planowaną przeprowadzką należy skontaktować się z firma przeprowadzkową
- Konieczne jest wyznaczenie zadań dla poszczególnych pracowników
- Każdy pracownik powinien spakować swoje miejsce pracy
- Należy wyznaczyć datę rozpoczęcia i zakończenia pakowania
- Demontaż i zabezpieczenie mebli najlepiej powierzyć ekipie przeprowadzkowej
- Należy mieć kontrole nad ważnymi dokumentami firmowymi