W dzisiejszych czasach mobilność firmy jest bardzo ważna. Z tego powodu częstą praktyką jest wynajmowanie lokalu, w którym prowadzimy działalność firmy. Efektem tego mogą być liczne przeprowadzki. Organizacja przeprowadzki biura może być dość uciążliwa, z tego powodu warto się do niej dobrze przygotować i zaplanować wszystko wcześniej.
Planowanie i pakowanie
Bardzo często podczas przeprowadzki biur panuje duży chaos i trudno nad wszystkim zapanować. Przede wszystkim problematyczne może być pogodzenie przeprowadzki z regularną pracą biura, ciągłym obsługiwaniem interesantów i używaniem urządzeń biurowych. Z tego powodu należy z odpowiednim wyprzedzeniem przygotować pracowników co należy zrobić i kiedy. Dzięki temu będzie możliwe dobre zaplanowanie logistyczne przenoszenia sprzętów biurowych, mebli, dokumentów i innych. Bardzo ważne jest przy tym, by jasno określić moment, kiedy pracownik będzie mógł normalnie korzystać z biura i kiedy będzie to niemożliwe. To pozwoli nam uniknąć chaosu.
Odpowiedzialni za przeprowadzkę
Należy również wyznaczyć wcześniej osoby odpowiedzialne za pakowanie części wyposażenia biura, a pozostałych pracowników zobligować do pozostawienia stanowiska pracy w odpowiednim stanie, uprzątnięcia go. Należy zadbać również o to, by spakowane i uporządkowane zostały również miejsca pracy osób nieobecnych (na przykład pracowników przebywających na zwolnieniu). Bardzo ważna jest również kolejność, w której opróżniane będą poszczególne pomieszczenia.
Na nowym miejscu
Po przetransportowaniu wszystkich rzeczy konieczne będzie w pierwszej kolejności umieszczenie mebli we wszystkich pomieszczeniach. Warto zwrócić uwagę na wymiary pomieszczeń i plan rozstawienia – może się okazać, że ze względu na inny niż w poprzednim miejscu rozmiar pomieszczeń nie wszystkie meble będą pasowały. Wtedy konieczne będzie ich dopasowanie bądź wymiana.
W dalszej konieczności konieczne będzie podłączenie urządzeń elektronicznych i komputerów. Warto odpowiednio wcześniej wyznaczyć do tego odpowiednie osoby, które zadbają również o podłączenie internetu i skonfigurowanie wewnętrznej sieci. Dobrze będzie także, jeśli pracownicy już wcześniej będą znali swoje zadania w nowym biurze, będą wiedzieli, czy ich zakres obowiązków ulegnie zmianie.
A może outsourcing?
Warto wziąć pod uwagę, że organizację przeprowadzki biura możemy zlecić profesjonalnej firmie, znaczna część tych obowiązków nam odpada. Jest to bardzo korzystne rozwiązanie, koszty takiej usługi nie są wielkie, a pozwalają uniknąć stresu, chaosu i licznych kłopotów, jakie mogą się wydarzyć, gdy źle zaplanujemy przeprowadzkę biura.
Zainteresowany outsourcingiem przeprowadzki ? Skontaktuj się z nami 515-252-633